Personvernerklæring for kunder og andre

Behandling av personopplysninger i Utleiemegleren AS med datterselskaper.

Når du bruker nettsiden vår og/eller er i kontakt med oss ved å motta vårt nyhetsbrev, eller blir kunde hos oss, vil Utleiemegleren AS med datterselskaper behandle personopplysninger om deg. Nedenfor finner du derfor informasjon om personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Behandlingsansvarlig for dine personopplysninger hos Utleiemegleren AS med tilhørende datterselskaper er administrerende direktør ved Stian Carlsen. Utleiemegleren AS sine selskaper har inngått avtale om felles behandlingsansvar. Kontaktinformasjonen til behandlingsansvarlig er:

Utleiemegleren Forvaltning AS
Postadresse: Postboks 203 Bogstadveien
E-post: stian.carlsen@utleiemegleren.no
Telefon: 22592270
Organisasjonsnr: 988 963 828

For spørsmål du måtte ha om vår behandling av dine personopplysninger kan du kontakte vår CCO, Cathrine Seljetun Edberg på epost; personvern@utleiemegleren.no eller eller behandlingsansvarlig Stian Carlsen.

Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Normalt samler vi inn personopplysninger som er nødvendig for å oppfylle den avtalen vi har med deg eller for å besvare din henvendelse, eller for å kunne levere vår tjeneste til deg etter anmodning fra deg. De opplysningene vi typisk lagrer er navn, adresse, eiendomsbetegnelse, epost, kredittsjekk, egenerklæringsskjema for PEP, telefonnummer, referanse og inntektsopplysninger. Vi innhenter normalt opplysningene fra deg eller fra offentlige registre som eiendomsregisteret og folkeregisteret. Vi samler inn personopplysninger til formålene angitt her:

Oppfylle avtale du har inngått med ett av våre selskap eller ønsker å inngå med ett av våre selskap. Behandlingen skjer med hjemmel i lov da de er for å oppfylle en kontraktsforpliktelse vi har med deg eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse.

Sende ut markedsføring, nyhetsbrev og gi informasjon om vår virksomhet til eksisterende kunder på e-postadresse. Behandlingen skjer på grunnlag av berettiget interesse.

Besvare henvendelser som kommer inn til oss. Navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge av henvendelsen. Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av berettiget interesse eller etter avtale.

Rekruttering til nye stillinger hos oss. CV, søknad, attester og referanser. Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av samtykke som du har gitt.

For å få informasjon om bruk av våre nettsider benytter vi informasjonskapsler (cookies). Du kan lese mer om cookies og hvilke cookies vi benytter her [ta inn link til cookie-policy]. Du kan når som helst styre dine egne personverninnstillinger ved bruk av informasjonskapsler. I vår «cookie-policy kan du se lenke til oppskrifter på hvordan dette gjøres. Vi behandler personopplysninger på grunnlag av en interesseavveining. Vi har vurdert det slik at det er nødvendig for oss for å gjøre dette for å tilpasse og optimalisere nettsiden til våre brukere. Vi ivaretar imidlertid personvernet ditt ved at vi kun bruker opplysningene til statistikk. I denne statistikken er det ikke mulig å identifisere deg som enkeltperson.

Utleiemegleren kan samle inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på www.utleiemegleren.no. Formålet med dette vil være å utarbeide statistikk som vi vil bruke for å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. Opplysningene vil bli behandlet i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler først inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.

På nettsiden kan du bestille befaring ved å oppgi blant annet virksomhet, navn, e-post og postadresse. Personopplysninger vi får inn ved bestillinger av befaring blir ikke benyttet til andre formål enn å effektuere bestillingen internt.
Administrerende direktør i Utleiemegleren Forvaltning AS har ansvaret for Utleiemeglerens spørreundersøkelser. Vi vil alltid informere om formålet med spørreundersøkelsen, og hvorvidt den er anonym eller ikke. Utleiemegleren vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt i den aktuelle spørreundersøkelsen. Det er frivillig å delta i spørreundersøkelser.

Utlevering og overføring av personopplysninger til andre

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være fordi du har samtykket til det, fordi utleveringen er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg eller det foreligger lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.

Utleiemegleren AS med datterselskaper bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. Utleiemegleren AS med datterselskaper deler personopplysninger om våre kunder på tvers av våre filialer. Der vi benytter oss av databehandlere, har vi databehandleravtaler. Der hvor vi deler opplysninger vil vi påse at opplysningene behandles i samsvar med formålet og at våre leverandører påtar seg ansvaret med å ivareta informasjonssikkerheten i tråd med de krav og lovregler som til enhver tid gjelder. Vi overfører opplysninger til følgende tredjeparter per i dag:

Procano AS – dette for det formål å bistå i IKT-drift, tjenester, service og support for Utleiemegleren AS med datterselskaper. I utførelsen av dette kan databehandler få innsyn i personopplysninger for det formål å utføre ovenfor nevnte tjenester for Utleiemegleren AS med datterselskaper.

IF mottar nødvendige opplysninger om sikrede i vår kollektive forsikring for våre utleiere. Behandlingen skjer med hjemmel i lov da de er for å oppfylle en kontraktsforpliktelse vi har med deg eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse. IF vil også motta personopplysninger om våre leietakere som velger å tegne leieboerforsikring ved leie av bolig gjennom oss. Hjemmelsgrunnlaget er det samme.

S&P Norwegian Broker AS mottar nødvendige opplysninger om leietakere som har kjøpt garanti. Behandlingen skjer med hjemmel i lov da de er for å oppfylle en kontraktsforpliktelse vi har med deg.

Sparebank 1 SMN mottar nødvendige opplysninger for de som har opprettet depositum i Sparebank 1 SMN. Behandlingen skjer med hjemmel i lov da de er for å oppfylle en kontraktsforpliktelse vi har med deg som vår kunde.

Hvis depositum for ditt leieforhold er etablert i annen bank, vil denne banken motta nødvendige opplysninger i forbindelse med endring eller avslutning av depositumskontoen. Behandlingen skjer da med hjemmel i lov da de er for å oppfylle en kontraktsforpliktelse vi har med deg.

Hvis du har notert deg som interessent på en visning og gitt aksept for kredittsjekk, vil vi benytte oppgitt personnummer til å sjekke kredittopplysninger hos Kredittselskap. Hvis du får tilslag på boligen, vil opplysningen bli lagret på sak ihht. lov. Hvis du får avslag, vil kredittopplysningene og ditt interessentskjema bli slettet.

Vi vil også kunne utveksle personopplysninger om deg internt mellom våre Utleiemegleren selskaper hvis det er nødvendig for å kunne levere den tjenesten du ønsker fra oss. Alle Utleiemegleren sine selskaper har inngått avtale om felles behandlingsansvar.

Vi vil også kunne dele opplysninger med andre samarbeidspartnere som revisorer, advokater og innleide konsulenter som vil være bundet av taushetserklæringer samt lovbestemmelser om taushetskrav. Samt offentlige instanser.

All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.

For å sikre at behandlingen av dine personopplysninger skjer i tråd med de til enhver tids gjeldende lovverk har Utleiemegleren etablerte rutiner og tiltak på forskjellige nivåer for å sikre at ikke uvedkommende gis tilgang til dine personopplysninger. Vi har tekniske og fysiske prosedyrer, samt jevnlige risikovurderinger.

Nyhetsbrev

Utleiemegleren sender ut nyhetsbrev til de av våre utleie kunder som har opplyst navn og e-postadresse. Vi ønsker også gjerne å vite om du er interessert i kapasitet av å være privatperson eller om du representerer en virksomhet (privat eller offentlig). I løsningen føres det aggregert statistikk over brukeres aktivitet i nyhetsbrevet. Det logges hvor mange ganger et nyhetsbrev åpnes, hvor mange ganger lenken til en artikkel er klikket på, hvor mange som melder seg av, og hvor mange e-poster vi får i retur. Du kan på «min side» huke vekk nyhetsbrev hvis du ikke ønsker å motta disse.

E-post og telefon

Utleiemegleren benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle lovpålagte oppgaver og oppgaver etter direkte avtale. Daglig leder i filialene der e-posten eller telefonsamtalen mottas har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over.

Utleiemeglerens medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i epostkassen. Ved fratreden slettes epostkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Det sendes ikke særlige personopplysninger (sensitive opplysninger) eller andre beskyttelsesverdige personopplysninger (eks. personnummer) med e-post. Mottatte e-post som inneholder særlige opplysninger skal ikke distribueres videre, og tas ut av e-postsystemet. Vi oppfordrer alle våre kunder til aldri å sende oss særlige personopplysninger eller beskyttelsesverdige personopplysninger på epost.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Utleiemegleren benytter krypterte epost linje (TLS) i oversendelse av personopplysninger med Namsfogden/Politiet, IF, Nordea, DnB, Sparebank 1 SMN, Skatteetaten og S&P Norwegian Broker AS.

Oppbevaring og lagring (sletting) av personopplysninger lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for og sletter opplysningene i tråd med regelverket.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt.

Vi er derimot pålagt å lagre kontrakter og dokumenter på tidligere kunder i 10 år etter utløp av kontrakten, rettslige grunnlaget følger av eiendomsmeglingsforskriften § 3-7, jf. GDPR art. 30(1) ledd bokstav f.

Hvis du vil sende oss en begjæring om sletting av dine personopplysninger, send din henvendelse til epost; personvern@utleiemegleren.no

Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har rett til å kreve innsyn, samt kreve at feilaktige, unødvendige og mangelfulle personopplysninger rettes eller slettes. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Videre har du rett til å protestere på direkte markedsføring og å trekke eventuelle samtykker hvis det er behandlingsgrunnlaget. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside:www.datatilsynet.no.

For å ta i bruk dine rettigheter må du sende en epost til; personvern@utleiemegleren.no. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

Hvis vår behandling av dine personopplysninger skjer på bakgrunn av samtykke, kan du til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å sende en epost til personvern@utleiemegleren.no.

Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

Endringer

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her.Hvis vi har dine kontaktopplysninger, vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.