Behandling av personopplysninger i Utleiemegleren AS med datterselskaper.

Når du bruker nettsiden vår og/eller er i kontakt med oss ved å motta vårt nyhetsbrev vil Utleiemegleren AS med datterselskaper behandle personopplysninger om deg. Nedenfor finner du derfor informasjon om personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Behandlingsansvarlig for dine personopplysninger hos Utleiemegleren AS med tilhørende datterselskaper er administrerende direktør ved Vibecke Lyse Augdal.  Kontaktinformasjonen til behandlingsansvarlig er:

Postadresse: Postboks 203 Bogstadveien

E-post: vibecke.lyse.augdal@utleiemegleren.no

Telefon: 22592270

Organisasjonsnr: 988 963 828

For spørsmål du måtte ha om vår behandling av dine personopplysninger kan du kontakte din nærmeste leder, vår personvernrådgiver Cathrine Seljetun Edberg på epost; personvern@utleiemegleren.no eller telefon; 22592270 eller behandlingsansvarlig Vibecke Lyse Augdal.

1. Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Vi samler inn følgende personopplysninger til formålene angitt her:

1.     Oppfylle avtale du har inngått med vårt selskap. Behandlingen skjer med hjemmel i lov da de er for å oppfylle en kontraktsforpliktelse vi har med deg.

2.     Sende ut markedsføring, nyhetsbrev og gi informasjon om vår virksomhet til eksisterende kunder på e-postadresse. Behandlingen skjer på grunnlag av berettiget interesse.

3.     Besvare henvendelser som kommer inn til oss. Navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge av henvendelsen. Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av berettiget interesse og/eller etter avtale.

4.     For å få informasjon om bruk av våre nettsider benytter vi informasjonskapsler (cookies). Du kan lese mer om cookies og hvilke cookies vi benytter her. Vi behandler personopplysninger på grunnlag av en interesseavveining. Vi har vurdert det slik at det er nødvendig for oss for å gjøre dette for å tilpasse og optimalisere nettsiden til våre brukere. Vi ivaretar imidlertid personvernet ditt ved at vi kun bruker opplysningene til statistikk. I denne statistikken er det ikke mulig å identifisere deg som enkeltperson.

5.     Utleiemegleren kan samle inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på www.utleiemegleren.no. Formålet med dette vil være å utarbeide statistikk som vi vil bruke for å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. Opplysningene vil bli behandlet i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler først inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.

6.     På nettsiden kan du bestille befaring ved å oppgi blant annet virksomhet, navn, e-post og postadresse. Personopplysninger vi får inn ved bestillinger av befaring blir ikke benyttet til andre formål enn å effektuere bestillingen internt.

7.     Administrerende direktør i Utleiemegleren Forvaltning AS har ansvaret for Utleiemeglerens spørreundersøkelser. Vi vil alltid informere om formålet med spørreundersøkelsen, og hvorvidt den er anonym eller ikke. Utleiemegleren vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt i den aktuelle spørreundersøkelsen. . Det er frivillig å delta i spørreundersøkelser.


2. Utlevering og overføring av personopplysninger til andre

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være fordi du har samtykket til det, fordi utleveringen er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg eller det foreligger lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.

Utleiemegleren AS med datterselskaper bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. Der vi benytter oss av databehandlere, har vi databehandleravtaler. Vi overfører opplysninger til følgende tredjeparter per i dag:

·        Procano AS – dette for det formål å bistå i IKT-drift, tjenester, service og support for Utleiemegleren AS med datterselskaper. I utførelsen av dette kan databehandler få innsyn i personopplysninger for det formål å utføre ovenfor nevnte tjenester for Utleiemegleren AS med datterselskaper.

·        IF mottar nødvendige opplysninger om sikrede i vår kollektive forsikring for våre utleiere. Behandlingen skjer med hjemmel i lov da de er for å oppfylle en kontraktsforpliktelse vi har med deg.

·        Norwegian Broker mottar nødvendige opplysninger om leietakere som har kjøpt garanti. Behandlingen skjer med hjemmel i lov da de er for å oppfylle en kontraktsforpliktelse vi har med deg.

·        DnB mottar nødvendige opplysninger for de som har kjøpt depositum. Behandlingen skjer med hjemmel i lov da de er for å oppfylle en kontraktsforpliktelse vi har med deg.

All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor Norge.

3. Nyhetsbrev

Utleiemegleren sender ut nyhetsbrev til de av våre utleie kunder som har opplyst navn og e-postadresse. Vi ønsker også gjerne å vite om du er interessert i kapasitet av å være privatperson eller om du representerer en virksomhet (privat eller offentlig). I løsningen føres det aggregert statistikk over brukeres aktivitet i nyhetsbrevet. Det logges hvor mange ganger et nyhetsbrev åpnes, hvor mange ganger lenken til en artikkel er klikket på, hvor mange som melder seg av, og hvor mange e-poster vi får i retur. Du kan på «min side» huke vekk nyhetsbrev hvis du ikke ønsker å motta disse.

4. Eposter og telefon

Utleiemegleren benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle lovpålagte oppgaver og oppgaver etter direkte avtale. Daglig leder i filialene der e-posten eller telefonsamtalen mottas har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over.

Utleiemeglerens medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i epostkassen. Ved fratreden slettes epostkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Det sendes ikke sensitive personopplysninger med e-post. Mottatte e-post som inneholder sensitive opplysninger skal ikke distribueres videre, og tas ut av e-postsystemet.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Utleiemegleren benytter krypterte eposter i oversendelse av personopplysninger med Namsfogden/Politiet.

5. Lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt.

6. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside:  www.datatilsynet.no.  

For å ta i bruk dine rettigheter må du sende en epost til; personvern@utleiemegleren.no. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Hvis vår behandling av dine personopplysninger skjer på bakgrunn av samtykke, kan du til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å sende en epost til personvern@utleiemegleren.no.

7. Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

8. Endringer

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her.  Hvis vi har dine kontaktopplysninger vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.

 



Sist endret 22. november 2016